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Diese Aspekte üssen im Betrieb/Unternehmen beachtet und umgesetzt werden

Das, was Sie im Betrieb zu beachten und umzusetzen haben, hält sich in überschaubaren Grenzen und bindet - im Gegensatz zu einer (wirklich nervigen) Einzelzertifizierung - den Mitarbeitereinsatz im sehr geringen Maße. Den überwiegenden Teil der Tätigkeiten erledigt das IBT.EARTH Management für Sie und hält Sie stets auf dem Laufenden. So ist Ihr Betrieb jederzeit perfekt aufgestellt, die Holz-Lieferkette Chain-of-Custody (CoC) wird ganzjährig korrekt und stressfrei umgesetzt.

A) Benennung und Umsetzung der Verantwortlichkeiten im Betrieb
Im teilnehmenden Betrieb ist für die korrekte Umsetzung der  der/die CoC-Beauftragte gegenüber dem IBT.EARTH Gruppenmanagement verantwortlich. 

  • Die weiteren Verantwortlichen im Betrieb werden regelmäßig (mindestens einmal jährlich) sowie bei Bedarf unmittelbar (etwa Eintritt von Mitarbeiter*innen) durch den/die CoC-Beauftragte(n) geschult. 
  • Der/die CoC-Verantwortliche wird durch das IBT.EARTH Gruppenmanagement geschult 
  • Die Verantwortlichen im Betrieb werden durch den/die CoC-Verantwortliche(n) – mit Unterstützung durch das IBT Multi-Site Management - geschult 


B) Identifizierung der Herkunft bei der Beschaffung/Einkauf von Holz und Holzprodukten
Die zertifizierungsrelevanten Produkte/Produktgruppen des teilnehmenden Betriebes werden festgelegt. Es wird eine Lieferantenliste geführt, welche regelmäßig auf Gültigkeit (Lieferantenkontrolle) geprüft wird.  Jede eingehende - zertifizierte - Ware wird einer Eingangskontrolle bezüglich korrekter Deklaration unterzogen. Der korrekte Einkauf entsprechend zertifizierter Ware erfolgt durch eine korrekte Bestellung bei einem entsprechend zertifizierten Betrieb. Die korrekte Kennzeichnung der Produkte durch spezifische Deklaration der Waren wird bei jedem zertifizierten Wareneingang überprüft. Hierfür erhalten Sie effektive und einfach anzuwendende Umsetzungshilfen.
   
C) Einhaltung der vereinbarten Produktverarbeitung 
Im teilnehmenden Betrieb können angewendet werden: 

Physische Trennung 

Bei der Physischen Trennung muss gewährleistet sein, dass Ware unterschiedlicher Herkunft in allen Phasen des Transports, der Produktion und des Vertriebs physisch voneinander getrennt ist. Die Physische Trennung sollte immer dann genutzt werden, wenn zertifizierte Produkte mit anderen Produkten nicht vermischt werden.  

Prozentsatzmethode 

Überall dort, wo die Physische Trennung nicht möglich/gewollt ist, muss der Prozentsatz der als zertifiziert eingekauften Produkte ermittelt werden. Das Unternehmen darf maximal jenen Anteil seiner Erzeugnisse als zertifiziert deklariert weitergeben, der mit dem Prozentsatz der eingekauften zertifizierten Ware identisch ist. Beide Methoden können miteinander kombiniert werden. Auch hier gilt: Sie erhalten effektive und einfach anzuwendende Umsetzungshilfen. 


 D) Verkauf von zertifizierter Ware  

Hinweis: Sie müssen als zertifiziert eingekaufte Ware nicht als zertifiziert deklarieren, wenn Sie bzw. Ihre Auftraggeber das nicht wünschen. Allerdings gilt diese Ware dann nicht, auch nicht im Nachhinein, als zertifiziert. Sie dürfen auch jederzeit nicht zertifizierte Ware einkaufen und verwenden. Möchten Sie zertifiziert eingekaufte Ware als zertifiziert verkaufen,  erfolgt dies durch korrekte Kennzeichnung der Produkte in den Warenbegleitdokumenten (Rechnung/Lieferscheine). Nur so gilt Ware als entsprechend zertifiziert. 
Bei Eintritt in die PEFC-Multi-Site-Group IBT.EARTH erhält jeder teilnehmende Betrieb die Berechtigung, das PEFC und/oder das IBT.EARTH Logo zu nutzen. Hierzu wird ein Logonutzungvertrag abgeschlossen. 
 

PEFC-Logoverwendung 

Das PEFC-Logo mit der Logo-Lizenznummer PEFC/04-31-2313 muss nicht verwendet werden, ist aber aus Umweltmarketinggründen ratsam.
Beim PEFC-Logo gibt es zwei Verwendungsbereiche: 
1. Verwendung auf dem zertifizierten Produkt ("On-Product-Logo")
Das "On-Product-Logo" darf verwendet werden, wenn der im Produkt enthaltene zertifizierte PEFC-Anteil mindestens 70 % beträgt. Das Logo darf auch als Etikett an der Ware/in Verbindung mit der Ware angebracht werden.   
2. Unabhängig vom Produkt zu Marketingzwecken ("Off-Product-Logo")

Der Aufdruck des Logos in Firmenbroschüren oder auf der Homepage sind Beispiele für „Off-Product-Logo"-Verwendungsmöglichkeiten. Das „Off-Product-Logo“ darf (nur) von PEFC-zertifizierten Betrieben unabhängig von der tatsächlichen Verwendung PEFC-zertifizierte Ware genutzt werden. Das PEFC-Logo signalisiert jederzeit, dass es sich um einen entsprechend zertifizierten Betrieb handelt.
 

IBT.EARTH Logoverwendung 

Das IBT.EARTH Logo mit der Logo-Lizenznummer IBT-COC-000963 muss nicht verwendet werden, ist aber aus Umweltmarketinggründen ratsam.
Beim IBT.EARTH Logo gibt es zwei Verwendungsbereiche: 
1. Verwendung auf dem zertifizierten Produkt ("On-Product-Logo")
Das "On-Product-Logo" darf verwendet werden, wenn der im Produkt enthaltene zertifizierte Holzanteil zu 100%  aus anerkannt zertifizierter Waldbewirtschaftung besteht
Das Logo darf auch als Etikett an der Ware/in Verbindung mit der Ware angebracht werden.   
2. Unabhängig vom Produkt zu Marketingzwecken ("Off-Product-Logo") 
 
Der Aufdruck des Logos in Firmenbroschüren oder auf der Homepage sind Beispiele für „Off-Product-Logo"-Verwendungsmöglichkeiten. Das „Off-Product-Logo“ darf von IBT.EARTH zertifizierten Betrieben - unabhängig von der tatsächlichen Verwendung zertifizierte Ware - genutzt werden. Das IBT.EARTH Logo signalisiert jederzeit, dass es sich um einen entsprechend zertifizierten Betrieb handelt. 


E) Führung von Aufzeichnungen
Alle zertifizierungsrelevanten Dokumente - hierzu gehören neben Lieferscheinen und/oder Rechnungen und/oder Baustellenakten auch Schulungsunterlagen und Lieferantenprüfungen - müssen (unabhängig von steuerrechtlichen Vorgaben) fünf Jahre aufbewahrt und gegebenenfalls bei Audits vorgewiesen werden. Sie ahnen es bereits: Sie erhalten auch hierbei effektive und einfach anzuwendende Umsetzungshilfen. 


F) Abwicklung von Beschwerden in Bezug auf das PEFC- und/oder IBT.EARTH System
Mögliche eingehende Beschwerden in Bezug auf die CoC werden über das IBT.EARTH Gruppenmanagement abgewickelt und dort entsprechend dokumentiert und aufbewahrt. So Sie diesbezüglich eine Beschwerde erhalten, melden Sie diese bitte unverzüglich Ihrem Gruppenmanagement.

G) Anwendung des Systems der Sorgfaltspflicht/Risikobewertung
Für jede Lieferung von Material, das in die CoC-Produktgruppe einfließt, muss der Betrieb bei Bedarf von seinen Lieferanten relevante Informationen einholen, welche notwendig sind, um die Materialkategorie des beschafften Materials zu identifizieren und zu verifizieren.  Unsere bewährte Vorgehensweise der Risikoprüfung und Risikobewertung wird für jeden Ihrer relevanten Lieferanten in drei Schritten durchgeführt und umgesetzt:

1. Informationsbeschaffung 

Es existieren entsprechende Vereinbarungen mit Lieferanten, dass der Betrieb im Bedarfsfall entsprechende Informationen erhält bezüglich: 

  • Identifizierung des Materials/Produkts, einschließlich Handelsnamens und Typs; 
  • Identifizierung der Baumarten, die im Material/Produkt enthalten sind, mit ihrem gebräuchlichen Namen und/oder ihrem wissenschaftlichen Namen, wenn erforderlich; 
  • Herkunftsland des Materials und, wenn erforderlich, Region und/oder Konzession 


Eine solche Vereinbarung kann  

  • schriftlich zwischen den Lieferanten und Betriebe/IBT.EARTH Zentrale, sowie 
  • durch Hinterlegung entsprechender Informationen auf der Homepage des Lieferanten 

erfolgen. 

2. Risikobewertung 

Die Risikobewertung für den teilnehmenden Betrieb wird bei Bedarf durch das IBT.EARTH Gruppenmanagement umgesetz. Der Betrieb wird entsprechend eingebunden/informiert.

3. Umgang mit „signifikant riskanten“ Lieferungen
Die Entscheidungen und die Umsetzungen hinsichtlich des Umgangs mit „signifikant riskanten“ Lieferungen erfolgen bei Bedarf durch das IBT.EARTH Gruppenmanagement. Der teilnehmende Betrieb wird über das Ergebnis und die notwendige Vorgehensweise eingebunden/informiert.

H) Durchführung von Audits im Betrieb und Kontrolle von Abweichungen  
Die Audits inkl. der Kontrolle möglicher Abweichungen werden bei Bedarf, jedoch mindestens einmal jährlich, durch das IBT-Gruppenmanagement sowie zusätzlich stichprobenartig durch TÜV Rheinland DIN CERTCO durchgeführt. Der daraus resultierende Bericht ist vom CoC-Beauftragen zu unterzeichnen und ggf. vom Inhaber/Geschäftsführer gegenzuzeichnen. 

Alle Auditberichte der letzten (maximal vier) Jahre müssen im teilnehmenden Betrieb vorliegen.